Hoe organiseer ik een geslaagd bloggerevent?

Een event organiseren voor bloggers kan een makkelijke manier zijn om wat word of mouth te creëren over je product, website, bedrijf, …. Er zijn echter nog veel marketing- en PR-professionals die zo’n event willlen organiseren maar geen flauw idee hebben hoe er aan te beginnen.

Ik herinner mij nog levendig mijn eerste schooluitstapjes: naar de Zoo, de Antwerpse Waterwerken, de haven, … Stuk voor stuk educatieve ervaringen die tot in de details verzorgd waren. Op voorhand werden de kinderen warm gemaakt voor het uitstapje met enkele leuke lesjes. Op de dag zelf een ideale mix tussen bijleren en beleven. ‘s Middags krijgt iedereen een flesje chocomelk en ‘s avonds nog een tekening of een puzzelboekje zodat de kindjes er nog enkele dagen mee bezig kunnen zijn en iets hebben om fier te tonen aan mama en papa. Succesvolle events voor bloggers zijn vaak op dezelfde manier opgebouwd.

Het begint allemaal bij het opbouwen van een netwerk. Maak niet de fout om wildvreemden te contacteren… Maak een lijst met interessante blogs; zowel grote als kleintjes. Abonneer je op die blogs en probeer de mensen achter de blog te leren kennen en eens persoonlijk te ontmoeten op andere events. Hou een lijst bij met onderwerpen die hen interesseren of ervaringen die ze reeds hebben gehad met je product.

Bloggers op bezoek bij Volvo

Heb je een verhaal dat bloggers kan interesseren? Overleg dan goed met de klant wat je wil bereiken en wie de doelgroep is.

Stel jezelf dan de vraag of het de moeite is om die bloggers uit te nodigen op een apart event. Wat heb je allemaal te vertellen? Kan je die mensen een paar uur boeien? Er is niets zo erg als ergens aan te komen en te moeten zitten en zwijgen. Voorzie een goed gevuld programma waarbij ze de tijd en ruimte hebben om op hun eigen manier je product te leren kennen. Zorg ook dat er enkele gepassioneerde medewerkers, die je product door en door kennen, aanwezig zijn om vragen te kunnen beantwoorden, uitleg te geven en leuke details/anekdotes te vertellen over het product.

Eens je een boeiend publiek hebt gekozen en weet wat je wil vertellen/tonen, kan je beginnen aan de praktische uitwerking.
– De geschikte locatie: ga voor een locatie binnen de Vlaamse Ruit die makkelijk te bereiken is zowel met het openbaar vervoer als met de auto.
– De datum en het uur: de meeste bloggers zijn werkende mensen en kan je dus best ‘s avonds uitnodigen. Voorzie je geen eten, begin dan niet te vroeg zodat iedereen tijd heeft om eerst nog een hapje te gaan eten. Voorzie je wel eten, begin dan niet te laat want met een rammelende maag kan een mens nu eenmaal niet opletten…
– Wifi: wil je dat de genodigden live tweeten, bloggen en eventueel ook streamen, voorzie je best wifi. Een tip: maak een Foursquare spot aan en zet de naam en het paswoord van de bezoekers-wifi tussen de venue-tips. Op die manier krijgen je bezoekers meteen het paswoord op hun scherm als ze inchecken.

Maak je genodigden op voorhand al warm met wat leuke content die ze eventueel kunnen gebruiken in hun blogposts. Geef ze achteraf wat infomateriaal, een goodie of wat samples mee. Stuur enkele dagen later een mailtje om te vragen wat ze ervan vonden en geef hen nog enkele interessante links. Op die manier worden ze nog eens extra getriggerd om een postje te schrijven.

PR Nachtmerrie

Het zal je maar gebeuren. Volvo organiseerde een persevent om een nieuw automatisch remsysteem te tonen aan een tribune gevuld met 150 journalisten. In plaats van automatisch te stoppen knalde de wagen echter op het obstakel dat op zijn weg was gelegd. Ik had er op twitter al over gehoord maar nu staat het ook in De Standaard.

De verzamelde pers vond het best vermakelijk: een lachsalvo, zoemende camera’s en klikkende fototoestellen. Maar natuurlijk is het een ultieme PR nachtmerrie. Wie veiligheid in wagens zegt, denkt onmiddellijk aan de Zweedse autobouwer deze test draagt niet echt iets bij tot dat imago.

‘Bij de vierhonderd vorige tests is er nooit iets misgegaan’, zegt René Aerts van Volvo België in De Standaard. ‘De fout lag bij de batterijen van de auto. Die moesten nog snel worden bijgeladen, waardoor een aantal functies van de wagen niet optimaal werkten. Maar het interieur heeft de crash goed doorstaan. Zelfs de voorruit was niet beschadigd. Deze testwagens zijn nog pre-series die niet worden gecommercialiseerd.’

Vierhonderd tests die goed zijn verlopen en dan op het moment van de waarheid loopt het fout. Een systeem dat niet behoorlijk werkt wanneer de batterij niet goed is opgeladen maakt geen beste beurt, maar Volvo trekt de kaart van menselijke fout. Allerminst een benijdenswaardige positie voor de betrokken persoon.

Het moet verschrikkelijk zijn: ‘geslachtofferd‘ worden omwille van corporate reputation. Want naarmate de waarde van reputatie en imago stijgt, zullen fouten steeds harder aangerekend worden. Daar komt nog bij dat een foutje steeds sneller gemaakt kan worden. Een onbewaakt moment waarop iemand een verkeerde reactie geeft, en die op internet belandt. Of een prototype dat op café blijft liggen.

Het màg natuurlijk niet, maar het gebeurt blijkbaar toch. Reputatie en imago is een verhaal van mensen, en allen maar omdat mensen authentiek zijn en gelukkig niet volmaakt.

Communicatie-agenda oktober 2009

Donderdag 8 oktober: Openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatieAcademie voor Overheidscommunicatie

Donderdag 8 oktober: Vrouwenrapport

Donderdag 8 oktober: Health Care Marketing CongressStichting Marketing

Donderdag 8 oktober: Cross Media Marketing SeminarAdobe

Vrijdag 9 oktober: KMO Marketingcongres360° Academy en Desmyttere

Dinsdag 13 oktober: Meer meisjes aan de machineStichting Marketing

Woensdag 14 oktober: Digital Marketing binnen handbereikStichting Marketing

Woensdag 14 & 21 oktober: De P van Personeel, van medewerker tot ambassadeurInstima

Donderdag 15 oktober: OverheidscampagnesAcademie voor Overheidscommunicatie

Donderdag 15 oktober: Workshop ‘Mobile present and future. A reality check.’MediaNet Vlaanderen

Donderdag 15 oktober: In-store en Retail Marketing EventRisc en Retail Insights

Vanaf 15 oktober, elke donderdagavond: De essentie van het marketing- en salesbeleidInstima

Vanaf maandag 19 oktober: Integrative thinking in problem solvingInstima

Dinsdag 20 oktober: City- en regiomarketing. Naar strategische partnerships.VVSG, De Standaard en KBC

Vanaf dinsdag 20 oktober: Marketing metricsInstima

Vanaf dinsdag 20 oktober: Advanced Marketing ManagementInstima

Dinsdag 20 oktober: Usability: van bezoekers klanten maken6Minutes

Woensdag 21 oktober: Het beste van CannesVEPEC

Donderdag 22 oktober: Communicatie met kansgroepenAcademie voor Overheidscommunicatie

Donderdag 22 oktober: Digital Marketing First & Mixx AwardsBest Of Publishing

Donderdag 22 oktober: Interactive Marketing 2015Emakina Academy

Donderdag 22 & 29 oktober: Direct mail: strategieInstima

Donderdag 22 oktober: Designing change: Social marketing voor duurzaamheidstransitiesKHLeuven, Changedesigners & Peter Tom Jones

Vanaf donderdag 22 oktober: Business DevelopmentInstima

Donderrdag 22 & vrijdag 23 oktober: Integrated – International Design ConferenceSint-Lucas Antwerpen

Dinsdag 27 oktober: Waarde innovatie, een must voor (B2B) marketeersStichting Marketing

Dinsdag 27 oktober & 10 november: Trends in marketing: de P van PrijsInstima

Dinsdag 27 oktober: Efficiënt communiceren via sociale netwerken6Minutes

Woensdag 28 – vrijdag 30 oktober: European Conference on Creativity and InnovationEuropean Association for Creativity and Innovation

Woensdag 28 oktober: Online marketing… Mexicaanse griep of Red Bull voor B2B bedrijven?!Stichting Marketing

Donderdag 29 oktober: Effecten, drempels en stimuli bij overheidscommunicatieAcademie voor Overheidscommunicatie

Donderdag 29 oktober: Debat over corporate storytelling – BeMore

Donderdag 29 oktober: Storytelling: wie luistert als uw bedrijf spreekt?3C

Vrijdag 30 oktober: Google Analytics Actionable Business InsightsThe Reference

Iets vergeten? Laat het ons weten!