Voor woordvoerders was het vroeger veel eenvoudiger. Je kon je communicatie zowel intern als extern veel beter sturen. Zo moest je vroeger al echt met een overijverige journalist te maken hebben die informatie of verklaringen over je bedrijf ging zoeken, verder dan de info die hij kreeg van de woordvoerder. Anno 2010 is elke werknemer van je bedrijf een potentieel woordvoerder geworden. En wat vroeger bijvoorbeeld enkel een negatief gerucht was onder werknemers, kan nu gauw leiden tot een (online) pr nachtmerrie.

Bijvoorbeeld: pakweg 1998,  je bent bedrijfsleider en neemt je secretaresse er zo nu en dan eens vakkundig ‘van tussen’. Dit zou dan al gauw resulteren in het betere gerucht onder de kerktoren en bij de plaatselijke frituur, maar op een echtelijke ruzie en wat chantageld na misschien, zouden er voor de firma geen verstrekkende gevolgen zijn. Nu meer dan 10 jaar later zou dat voor diezelfde bedrijfsleider wel eens anders kunnen zijn. Een tweet door een personeelslid met bijbehorende twitpic, statusupdate met ‘getagd’ bewijsmateriaal op Facebook of waarom niet ineens 1.000.000 views op YouTube, dat is voortaan nooit meer veraf. Fatale fout voor je bedrijf zal meteen blijken, maar ook als werknemer begeef je jezelf op glad ijs.

Veel structureler en essentiëler dan dit anekdotisch voorbeeld is een social media policy. Dit document moet de handleiding vormen voor al je bedrijf en zijn werknemers om een éénduidige te koers te voeren wat betreft het gebruik van digitale communicatiekanalen. Op die manier zorg je niet alleen voor een ethische code binnen je bedrijf, je schenkt meteen ook klare wijn op iets wat voor vele werknemers nu onduidelijk is: wat kan/mag gezegd en gedaan worden op sociale media-kanalen zoals Twitter, Facebook en LinkedIn. Mag je Facebooken op het werk? Mag je dat ook uit naam van de firma reageren op een negatieve tweet? Hoe beschrijf je jouw firma in je LinkedIn-profiel? Het antwoord op deze maar nog veel meer vragen moeten beantwoord worden in een social media policy.

Hoe begin je aan zo een social media policy? Wel, heus niet zo moeilijk als het misschien op het eerste zicht lijkt. Net zoals bij een werkovereenkomst, ga je met dit document een huisreglement voorleggen aan je werknemers waardoor ze weten wat kan op het internet en wat niet. Je geeft hen echter ook tips van hoe om te gaan met social media en wat de mogelijkheden ervan zijn. Deze social media policy generator ‘socialmedia.policytool.net‘ kan je al voor een deel op weg zetten, maar boodschap is dus vooral dit document zelf naar je hand te zetten. Zo kan je op 1 of 2 pagina’s je eigen policy op papier zetten.

Een social media policy  biedt echter ook uitdagingen voor de hr-afdeling. Collega communicatieman Steven legde het mooi uit:

Mijn vriendin is journaliste bij VTM, het valt echt op dat wanneer er een probleem is bij De Lijn, de NMBS, de politie,… er direct mensen opstaan die bereid zijn om anoniem de ‘wantoestanden’ aan te klagen. Dat heeft helemaal niets te maken met social media maar toont dat er ergens anders iets schort binnen dat bedrijf.

Zorg er dus voor dat je de violen intern gelijk stemt en dat iedereen weet waar hij/zij aan toe is en wie als aanspreekpunt fungeert voor opmerkingen/klachten binnen je bedrijf.

Ook altijd goed: leg dit niet blind op aan je personeel, maar laat ze meedenken. Zo neem je mogelijke wrevel meteen weg door hen in het proces te betrekken en verneem je ook fijngevoeligheden waar je misschien nog niet had aangedacht. Of ga nog verder en wees zelf aanwezig op sociale netwerk met webcare. Engageer jezelf met je vakexpertise zoals bijvoorbeeld Telenet op Twitter om te luister naar verzuchtingen (of lofredes) van klanten en doe er wat aan.

Enkele nuttige links en voorbeelden van social media policies:

• 10 Must-Haves for Your Social Media Policy
• How to Put Together a Corporate Social Media Policy in 5 Minutes
• Should Your Company Have a Social Media Policy?
• Social Media Policy Examples
• Online database of Social Media Policies
• Enterprise: List of 40 Social Media Staff Guidelines
• IBM Social Media Policy
• Social Media Policy – Coca Cola