5 tips om je online reputatie te bewaken

Zouden we niet allemaal graag weten wat er ‘achter onze rug’ over onze onderneming verteld wordt? In het dagelijkse leven is dat erg moeilijk, maar via online monitoring kan je vrij eenvoudig wél achterhalen wat er op het internet over jou en je bedrijf gefluisterd, geroepen of bedisseld wordt.

1 Wat wordt er over jou gezegd?

Dan is Google Alerts de eenvoudigste manier om alvast een eerste idee te krijgen. Via deze tool krijg je van Google een mail zodra er een nieuw resultaat is op jouw zoekterm. Dat kan de naam van je onderneming zijn, maar abonneer je zeker ook op de resultaten van je “voornaam naam”.

Krijg je veel en belangrijke resultaten op je zoekwoorden, bekijk dan eens met ons de optie om over te stappen naar een betalende monitoringdienst zoals het Belgische Engagor.

2 Doe iets met wat je leest.

Negeer zeker niet de opmerkingen die online verschijnen. Volgens de “theorie 90-9-1″, zijn er voor elke reactie die je online vindt, 9 andere die zullen reageren of een mening hebben en nog eens 90 die over de digitale schouders meelezen. ‘Lurkers’ genaamd.

Sla de opmerkingen die je leest dus niet in de wind, maar ga na of er een grond van waarheid in zit en leer uit deze opmerkingen.

3 Reageer niet op alles wat je leest.

Rijst nu de vraag: moet je op dat alles reageren? Het antwoord is verrassend vaak neen. Door te reageren zorg je soms voor een ‘Streisand-effect’ of een ‘big brother’-effect dat niet altijd op prijs gesteld wordt.

Gaat het om flagrante leugens, kan je natuurlijk overwegen om een tegenreactie te formuleren. Doe dit weliswaar altijd constructief en identificeer jezelf altijd. De ‘sandwichmethode’ (positief – negatief – positief) is hier altijd een goede aanpak: wees eerst positief (bedank bijvoorbeeld voor de feedback), vervolgens ga je in op de kern van de zaak en ten slotte rond je af door open te staan voor dialoog.

4 Controle is een utopie.

Een sterke online reputatie moet je verdienen. Je hebt dit dus ook niet onder controle of in de hand. Het enige dat je kan doen, is er zo goed mogelijk mee omgaan.

Je hoeft dus ook niet op alle social media platformen alomtegenwoordig te zijn. Kijk na wat voor jou en je stakeholders relevant is en focus daarop. Zorg daar dan ook zoveel mogelijk voor gesprekken en discussies, maar wees ook luisterbereid en kijk wat je voor je relaties kan betekenen.

5 Transparantie, transparantie, transparantie.

Al is de leugen nog zo snel, het internet achterhaalt ze wel.

Nee, bedrijfsresultaten of loonbeleid hoort hier niet thuis, maar je moet wel eerlijk en ‘koosjer’ zijn. Bedenkelijke producten of een gebrekkige service kunnen, of het nu on- of offline is, wel eens als een boemerang in je gezicht terugkomen.

Online reputatiemanagement is helaas voor veel organisaties nog een ver-van-mijn-bed-show. Dat is vrij onvoorzichtig, want iedereen kan plots in het oog van een online storm terecht komen. Waarna het ontwaken wel eens erg onaangenaam zou kunnen zijn.

Wie zich als organisatie verstandig en doordacht voorbereidt, zal in vele gevallen niet slechter, en misschien zelfs sterker uit een incident komen.

Een rappende ambtenaar, wat nu?

Dat moeten ze bij de Kanselarij van de Eerste Minister gedacht hebben. Een van hun medewerkers, de rapper Steven H., bracht namelijk in zijn videoclip voor zijn hit in spe “t Zit tegen” nadrukkelijk het beschermde logo ‘.be’ in beeld. Bovendien op weinig positieve wijze.

Het filmpje onderaan deze blogpost kwam dan ook op de radar van het Directiecomité van de Kanselarij, waar Steven H. het mocht komen uitleggen. Hij had namelijk, zonder voorafgaande toestemming, een dag in zijn leven als verantwoordelijke voor de nationale portaalsite gefilmd en op weinig attractieve manier in de clip opgenomen. Het Directiecomité sprak dan ook van ‘imagoschade’.

Wat nu? Geen eenvoudige, maar wel een noodzakelijke vraag. Als je op de hoogte bent, kan je doen alsof je neus bloedt, maar in de meeste situaties is het veel beter dit te bespreken. Negeren lijkt me in dit geval dan ook niet goed, omdat je dan eigenlijk zegt: we hebben dit gezien en vinden het niet erg. Dat kan natuurlijk ook een reactiestrategie zijn (zeker wanneer het filmpje weinig invloed/impact kan hebben), maar zo blijf je de deur wel openhouden voor gelijkaardige situaties.

Vervolgens probeer je dan persoonlijk uit te leggen dat dit niet wenselijk is, maar je gedoogt het wel. Het filmpje offline halen, zal alleen maar mogelijk het Streisand-effect met zich meebrengen (iets willen toedekken, waardoor het net via het internet als lopend vuurtje de wereld rond gaat).

In het persoonlijk gesprek probeer het echter wel te positief en constructief over de situatie om deze “in der minne” te regelen. Zo kan je eventueel voorkomen dat het verhaal verdere weerklank krijgt, via klassieke pers of online.

Komt het toch in de pers (via via ?!): dan stuur je een zalvende verklaring de wereld in, zoals de Kanselarij prima deed: “Dat we hem op het matje roepen, is een procedure zoals die staat vermeld in het statuut van de ambtenaar. Dit is zeker geen halsmisdaad en mijnheer H. is en blijft een zeer gewaardeerde medewerker. “

Je kan overigens in de YouTube-statistieken hiernaast het belang van de “klassieke media” zien voor de verspreiding van de clip. Via zijn eigen social media kanalen krijgt hij al behoorlijk wat aandacht, maar het wordt pas echt een hit wanneer ook de pers op het item sprint.

Anderzijds liet de de Kanselarij met de clip “t Zit tegen” misschien een kans liggen om net iets aan “het stoffig imago” van ambtenaren te doen, door de creativiteit van de medewerker te belichten. Al was dit ‘issue’ misschien niet de beste gelegenheid. Een nieuwe clip: ‘Alles zit mee’ ongetwijfeld ook een klikhit kunnen worden… Nu ja, gezien de huidige federale gang van zaken misschien toch weer niet de beste timing…

Tot slot: goede afspraken maken goede vrienden. Zorg ten eerste dat je te weten komt via een goede online monitoring dat je weet wat er over jou en/of over je organisatie gezegd wordt online. Breng vervolgens je personeel op de hoogte van wat ze online mogen en wat niet. Betrek hen zelfs bij voorkeur ook in dit debat. Wat mag online verschijnen over de organisatie op Facebook? Op Twitter? Wie mag eventueel ‘online woordvoerderschap’ op zich nemen? Kortom: lees misschien onze post over een social media policy nog eens…

De impact van Eyjafjallajökull op Eurocontrol: een interview met Aurélie Valtat.

Zaterdag 20 maart is een datum die veel mensen niet licht zullen vergeten. De vulkaan in de IJslandse gletsjer Eyjafjallajökull barstte uit en legde enkele weken later grote delen van het vliegverkeer in Europa lam. De as kan ertoe leiden dat vliegtuigmotoren plotseling stilvallen. Miljoenen reizigers werden gegijzeld door deze natuurkracht. Eurocontrol, de Europese luchverkeersleiding, werd overspoeld met vragen tijdens deze crisis. Aurélie ValtatDe sympathieke Aurélie Valtat, werkzaam bij het Corporate Communicatins team, stond ons een interview toe en blikt hier terug op de grootste luchtvaartcrisis ooit.

Het interview werd in het Engels afgenomen. We veronderstellen dat onze lezers het Engels genoeg machtig zijn ;-) If not, just yell :p

Lees meer

PR Nachtmerrie

Het zal je maar gebeuren. Volvo organiseerde een persevent om een nieuw automatisch remsysteem te tonen aan een tribune gevuld met 150 journalisten. In plaats van automatisch te stoppen knalde de wagen echter op het obstakel dat op zijn weg was gelegd. Ik had er op twitter al over gehoord maar nu staat het ook in De Standaard.

De verzamelde pers vond het best vermakelijk: een lachsalvo, zoemende camera’s en klikkende fototoestellen. Maar natuurlijk is het een ultieme PR nachtmerrie. Wie veiligheid in wagens zegt, denkt onmiddellijk aan de Zweedse autobouwer deze test draagt niet echt iets bij tot dat imago.

‘Bij de vierhonderd vorige tests is er nooit iets misgegaan’, zegt René Aerts van Volvo België in De Standaard. ‘De fout lag bij de batterijen van de auto. Die moesten nog snel worden bijgeladen, waardoor een aantal functies van de wagen niet optimaal werkten. Maar het interieur heeft de crash goed doorstaan. Zelfs de voorruit was niet beschadigd. Deze testwagens zijn nog pre-series die niet worden gecommercialiseerd.’

Vierhonderd tests die goed zijn verlopen en dan op het moment van de waarheid loopt het fout. Een systeem dat niet behoorlijk werkt wanneer de batterij niet goed is opgeladen maakt geen beste beurt, maar Volvo trekt de kaart van menselijke fout. Allerminst een benijdenswaardige positie voor de betrokken persoon.

Het moet verschrikkelijk zijn: ‘geslachtofferd‘ worden omwille van corporate reputation. Want naarmate de waarde van reputatie en imago stijgt, zullen fouten steeds harder aangerekend worden. Daar komt nog bij dat een foutje steeds sneller gemaakt kan worden. Een onbewaakt moment waarop iemand een verkeerde reactie geeft, en die op internet belandt. Of een prototype dat op café blijft liggen.

Het màg natuurlijk niet, maar het gebeurt blijkbaar toch. Reputatie en imago is een verhaal van mensen, en allen maar omdat mensen authentiek zijn en gelukkig niet volmaakt.

Plugg: pitchen en crisiscommunicatie

Afgelopen donderdag heb ik voor het eerst Plugg bijgewoond (dankjewel Robin!), en ik heb een hoop boeiende mensen gesproken en gehoord! Plugg is een conference waar ondernemen en innovatie centraal staan. Een aantal interessante keynotes, start-ups die de kans krijgen om zichzelf voor te stellen en te netwerken is een beetje de essentie van het verhaal. (hier nog eens te bekijken trouwens )

De kunst van het pitchen

Een van de keynote speakers was Guillaume Van der Stighelen die gratis advies leverde voor het publiek. Een live versie van zijn website zeg maar.  De eerste en belangrijkste tip die hij wilde meegeven was: “Get your story right before you come out.”

Later op de dag zou blijken hoe spot-on dit advies was. De aanwezige start-ups kregen namelijk de kans om in 2 minuten tijd uit te leggen waar ze voor staan en hun boodschap over te brengen op de aanwezigen. Vervolgens beslistte een jury samen met het publiek welke 3 naar een volgende ronde mochten om hun business meer in detail uit te leggen. Tijdens die twee minuten heb je heel snel door wie een verhaal met inhoud vertelt.

Niet gemakkelijk maar ook niet onmogelijk. Voor elke PR verantwoordelijke hoort dit bij de dagelijkse realiteit, alleen heb je nog minder tijd om een journalist te overtuigen van je verhaal. Ik schat dat je voor een telefonische pitch op ongeveer 30 seconden een journalist zou moeten kunnen overtuigen van het verhaal dat je vertelt. Bij een journalist lukt dat alleen maar als je hem duidelijk kan maken waarom dit voor zijn lezers interessant zou kunnen zijn.

Als ik een lifestyle journalist benader over een tech product denk ik even na over hoe ik het aan mijn moeder zou uitleggen. Voor mij een goede truck om tot de essentie van een boodschap te komen.

Wat dat betreft was er 1 verhaal dat er voor mij uitsprong : Fits.me.  Een van de weinigen waarvan ik dacht dat mijn moeder het zou begrijpen en ook het voordeel van zou zien. Fits.me was volgens mij dan ook een terechte winnaar van de start-up rally. Een eervolle vermelding gaat ook naar het Belgische Raz*War met een inspirerende presentatie door TheAfter (David Hachez)

Eurostar

Ik was erg benieuwd naar het panelgesprek over de Eurostar-case. Er waren immers twee hoofdrolspelers aanwezig om hun verhaal te vertellen. Colette Ballou van Ballou PR was een van de reizigers die onder het Kanaal vast zaten en dan ook nog Mike Butcher die in zijn gekende stijl de kat de bel aanbond toen hij op Twitter las over de problemen. Eurostar was uitgenodigd maar verkoos om een statement te laten voorlezen in plaats van zelf te komen.  Een beetje jammer want het debat verviel uiteindelijk in #eurostar bashen waar niet veel nieuws verteld werd.

Panel PR/Social Media Lessons Learned From Eurostar Crisis from Plugg Conference on Vimeo.

Dat grote merken social media moeten monitoren dat mag duidelijk zijn maar het is eigenlijk ook niets nieuws. Daar moest het publiek ook niet van overtuigd worden omdat de gemiddelde Plugg bezoeker gewoon aanwezig is op alle nodige social media. Verder dan preken voor eigen kerk kwamen we niet helaas niet.

Social media zijn volgens mij slechts een deel van de Eurostar case. In zo’n crisis werken social media namelijk als een vergrootglas op een blaadje papier. Je kan dat papiertje monitoren en als het begint te smeulen, blaas je om het te doven. Veel beter is het om te voorkomen dat het zonlicht door het vergrootglas valt, dan pak je de grond van het probleem aan.

Goede on-site communicatie in de stations, in de treinstellen maar ook op de website zorgt ervoor dat mensen hun toevlucht niet nemen tot social media om aan informatie te komen of ongenoegen te uiten. Irritatie ontstaat omdat mensen het gevoel hebben dat ze niet de juiste info krijgen en aan het lijntje gehouden worden. Dan pas zullen ze er bijvoorbeeld volop over twitteren.

Social media monitoring is nodig omwille van het uitvergrotende effect en als een soort van ‘last line of defence’, maar het is minstens even belangrijk om de andere communicatieprocedures op punt te stellen. In dezelfde periode werden door de sneeuw luchthavens gesloten en vluchten afgeschaft. Het is opvallend dat die totaal niet tot een social media lynchpartij hebben geleid zoals bij Eurostar.

Binnenkort lees je hier trouwens trouwens hoe de woordvoerder van Eurostar de hele crisis heeft beleefd.