Nog steeds veruit de meest gebruikte tool om de pers te halen is het persbericht (Vandale: een schriftelijk bericht aan de pers).

Op deze manier kunnen bedrijven, overheden of organisaties eenvoudig (relevante) gebeurtenissen wereldkundig maken of simpelweg communiceren met bijvoorbeeld financieel nieuws of crisiscommunicatie. Via de journalisten, die je tekst al dan niet oppikken, kan je dan een groot en/of gericht publiek bereiken en/of free publicity genereren.  Al zijn er wel enkele tips waar je best rekening mee houdt…

Do’s

Inhoud

• Laat je tekst beginnen met de melding “persbericht”. Je hoeft dit echter niet in het onderwerp van je mailtje te plaatsen. Een journalist weet heus wel dat een mailtje dat aan hem of haar gericht is, informatie kan bevatten die voor hem geschikt is.
• Je persbericht vemeldt de datum van verzending.
• Schrijf in de tegenwoordige tijd.
• Gebruik actieve werkwoorden en vermijd hulpwerkwoorden.
• De toon van je tekst moet neutraal zijn.
• Zorg dat je verhaal nieuwswaarde heeft. Denk aan de ABABA-formule. Zorg met andere woorden voor:
  • Actualiteit: breng nieuws dat op de een of andere manier relevant kan zijn voor de journalist en zijn publiek
  • Belangrijkheid: zorg voor een onderwerp dat vele mensen interesseert, ofwel sterk is voor een bepaalde niche
  • Afwijkend: alles wat afwijkt van het dagdagelijkse, kan boeien
  • Belangstelling: snij een thema aan dat veel lezers kan aanbelangen of waarmee ze te kampen hebben
  • Autoriteit: engageer een deskundige of hooggeplaatste 3th party endorsor in je verhaal

• Bouw je persbericht op volgens de structuur: kop, lead, text body en tot slot meer info over de afzender en contactgegevens.
• Je kop moet je tekst omvatten maar tegelijk toch ook wervend zijn om de journalist te ‘teasen’ om ook de rest van je tekst te lezen. Zorg eventueel ook voor een ondertitel als je denkt dat die nog een succesvolle toevoeging kan betekenen voor je kop en niet echt in de lead hoort.
• In je lead geef je eigenlijk al je informatie al zéér bondig prijs. Check of je de 5 w’s aanhaalt.
• De tekst van het persbericht splits je op in verschillende alinea’s waarbij een alinea best nooit meer dan 5 lijnen bevat. Rangschik bovendien je alinea’s zo dat je nogmaals begint met de kernboodschap van je verhaal en pik zo mogelijk terug in op je kop. Verdere alinea’s gaan stapsgewijs verder en verder in detail, waarbij de minst belangrijke aspecten laatst komen.
• Werk met quotes. Laat de hoofdrolspelers binnen je persbericht even aan het woord door hen te citeren. Zeg er dan wel steeds duidelijk bij op wiens conto de respectievelijke quotes komen te staan. Dit is steeds dankbaar materiaal voor de journalist.
• Geef als slot een boilerplate met achtergrondinformatie over de afzender van het bericht. Zo mogelijk steek hier wat ‘facts and figures’ in. Je journalist zal je dankbaar zijn voor deze informatie die hij meteen kan gebruiken om zo ook het groter plaatje van je organisatie te weten te komen.
• Om af te ronden vermeld je ook best de contactgegevens van de afzender. Zo weet de journalist wie hij kan bereiken en op welke manieren voor meer informatie.

Vorm

• Wees zeker niet te beroerd om met een copywriter te werken. Dit zijn taalvirtuozen met een onmiskenbare toegevoegde waarde.
• Gebruik een neutraal lettertype en lettergrootte.
• Zorg voor kwalitatief beeldmateriaal (hoge resolutie!) dat een gepaste toevoeging kan betekenen voor de journalist.
• Specificieer wat er op dat beeldmateriaal te zien is. Zeg bijvoorbeeld welke personen van links naar rechts op de foto staan, zodat er geen misverstanden ontstaan.
• Voorzie een link naar een website waar de journalist terecht kan voor meer informatie, maar waar hij eventueel ook eenvoudig overzichtelijk toegang krijgt tot de beelden en de tekst van het dossier.
• Omlijn duidelijk vooraf wie je doelgroep is en zorg dat het persbericht om maat gemaakt is voor die doelgroep.
• Stel een goede medialijst op. Zorg dat je de juiste contactgegevens hebt van de journalisten die je wilt bereiken, zodat je tekst op de juiste desk terecht komt.
• Controleer heel je tekst en inhoud nog een laatste maal voor verzending. Eens verzonden is een rechtzetting nog bijzonder moeilijk.

Dont’s

• Teveel in detail gaan. In werkelijkheid zou KISS je gouden stelregel moeten zijn: Keep It Short and Simple.
• Je inhoud tot een kunstvorm verheffen met zware lyrische teksten, tot haast poëzie.
• Je persbericht opstellen vanuit de ‘ik-vorm’.
• Het persbericht schrijven vanuit jouw perspectief en niet uit het perspectief van de journalist. Schrijf dus niet “welke info wil ik dat de journalist te weten komt”, maar wel “welke info wil de journalist te weten komen.”
• Puur commerciële acties via de pers proberen wereldkundig te maken.
• Subjectief en suggestief taalgebruik.
• In jargon vervallen. Doe dit enkel wanneer je persbericht naar vakpers gaat.
• Spelfouten. Het metier van journalisten is taal. Zondig daar niet tegen.
• Foute informatie geven. Al is de leugen nog zo snel, …
• Voeg veel bijlages toe. Zo maak je het enerzijds onoverzichtelijk en ten tweede jaag je de journalist de stuipen op het lijf. Journalisten zijn namelijk als de dood voor bestanden die virussen zouden kunnen bevatten.
• Maak je mailing naar de pers groter dan 3MB of waarom niet: meer dan 5MB.
• Je persbericht niet nalezen.

Heb jij nog tips of opmerkingen? Laat het ons weten!